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Knowledge Management System: cos'è e come usarlo al meglio

Non basta l'adozione di un Knowledge Management System per efficientare l'azienda: bisogna anche scegliere la soluzione giusta e usarla nel modo corretto. La conoscenza necessaria a snellire i processi di business è insita nelle informazioni presenti, in maniera non strutturata, all'interno dei database aziendali. Per estrarla però è indispensabile puntare su piattaforme non solo capaci di sfruttare la capacità di comprendere il linguaggio naturale, ma anche in grado di navigare in modo concettuale contenuti di natura differenti e – soprattutto – di integrarsi con il parco applicativo pre-installato.


Knowledge base e Knowledge Management System

Se quanto appena detto non è chiaro, forse occorre fare un passo indietro e spiegare più nel dettaglio prima di tutto cos'è la Knowledge Base e poi a cosa serve un Knowledge Management System. Rispetto ai sistemi di archiviazione tradizionali, che conservano e rendono fruibili dati strutturati secondo logiche gerarchiche e in silos predefiniti, la Knowledge Base si contraddistingue per un approccio alla memorizzazione e all'accessibilità che come suggerisce il nome favorisce la conoscenza liquida alla mera archiviazione di stringhe di dati. La Knowledge Base ingloba infatti dati strutturati e destrutturati, che l'utente può individuare e raccogliere in modo semplice e intuitivo, formulando domande espresse con il linguaggio naturale. Ed è qui che entra in gioco il  Knowledge Management System.


Knowledge Management System: cos'è e come funziona?

Il Knowledge Management System è un motore di ricerca semantico che semplifica l'esplorazione di tutto il patrimonio informativo presente nella Knowledge Base. In pratica, adattandosi al profilo degli utenti che lo interrogano (dai clienti ai collaboratori, passando per i decisori di business), la piattaforma è in grado di scandagliare input, documenti, registri, trouble ticket ma anche conversazioni estrapolate dai social network per fornire risposte contestualizzate, dettagliate e complete sulla base di dati consolidati e verificati e in funzione del tipo di esigenza espressa dall'utente. Ma tutto ciò non si limita a rendere più efficace il processo di ricerca di informazioni di valore, si tratta di una vera e propria rivoluzione in termini di user experience per la condivisione della conoscenza in azienda: grazie all’uso del linguaggio naturale, il Knowledge Management System democratizza l'accesso ai dati, facendo sì che qualsiasi tipologia di utente abbia la possibilità di identificare in tempi rapidi e con una procedura semplice gli elementi che gli occorrono per indirizzare le sue esigenze o per utilizzare un servizio.

Per adottare termini ancora più precisi, il Knowledge Management System può essere definito come un motore di gestione della conoscenza che, grazie a tecniche avanzate di interpretazione del dato non strutturato e a modelli di navigazione facili e intuitivi, apre a ciascun utente il mondo della navigazione concettuale dei contenuti, coniugando velocità d’esecuzione e accuratezza delle risposte ottenute.


In che modo un
Knowledge Management System rende più efficiente l'azienda

Sono diverse le direttrici attraverso le quali una piattaforma di Knowledge Management System consente di efficientare fin dalla sua adozione un'azienda, generando essenzialmente cinque benefici:

  • Facilità d’uso: ricerche in linguaggio naturale, multilingua e cross-lingua, con la navigazione di concetti, argomenti ed entità

  • Maggiore precisione: aumenta la qualità della risposta a fronte di una ricerca

  • Facilità di navigazione su dati strutturati e non strutturati: si riducono i tempi di ricerca delle informazioni e si valorizza il patrimonio di competenze ed esperienze aziendali

  • Potenziamento del Document management: attraverso specifiche funzionalità end-to-end diventa possibile gestire, consultare e aggiornare i contenuti in modalità omni-channel.

  • Miglioramento continuo: la reportistica realizzata contestualmente all'uso del Knowledge Management System permette infine di monitorare tutte le fasi del processo editoriale e di accesso alla base di conoscenza, con la possibilità di farlo progredire costantemente.


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