Nell'era dello Smart Working e del digital workplace i membri dei team hanno bisogno di un programma per gestire le riunioni che risulti in grado non solo di offrire una gestione operativa multicanale per ciascun meeting, ma anche di rendere più agile e più flessibile il posto di lavoro. Grazie all'Artificial Intelligence (AI) e al Natural Language Processing (NLP), la soluzione Iride® Smart di Almawave riesce a garantire tutto questo, offrendo inoltre una serie di supporti automatici, ormai indispensabili per qualsiasi azienda che abbia adottato un sistema di digitalizzazione all'interno dello spazio collaborativo.
Sono sostanzialmente tre le direttrici su cui, rispetto agli aspetti squisitamente funzionali, Iride® Smart risponde alle nuove esigenze delle organizzazioni: la necessità di disporre di strumenti di accesso alla conoscenza, la possibilità di fruire delle stesse informazioni da diversi canali e la creazione di una user experience omogenea e intuitiva a prescindere dal dispositivo adottato e dalle situazioni d'uso. Di conseguenza, sono tre i fronti dello Smart Working su cui Almawave ha deciso di investire. Vediamo quali.
Smart interaction: il vantaggio di avere un assistente virtuale
Prima di ogni altra cosa, Iride® Smart mette a disposizione di ciascun utente un agente virtuale che diventa un vero e proprio abilitatore dello Smart Working. I benefici derivanti da un sistema di NLP basato su AI, capace quindi di automatizzare gran parte delle operazioni di routine, sono molto più numerosi di quanto si pensi. Immaginiamo, per esempio, come può cambiare l'approccio al trouble ticketing in presenza di un assistente virtuale: dai classici problemi riscontrati sull'hardware aziendale, passando per le operazioni di cambio password, fino all'organizzazione delle riunioni da remoto, senza dimenticare le sessioni di customer service, tutte queste attività possono essere attivate e gestite attraverso un agente installato su Microsoft Teams o su qualsiasi altra piattaforma di messaggistica o collaboration. Da questo punto di vista, Iride® Smart fa leva su un modulo specifico, che permette di offrire i servizi sopra citati H24 a tutti i dipendenti, con metodologie RPA (Robotic Process Automation), attraverso le quali è possibile integrare anche servizi più complessi, legati per esempio a funzionalità tipiche del CRM o dell'ERP. La soluzione di Almawave, nello specifico, può gestire il processo di trouble ticketing allacciandosi con i principali sistemi di back-end (Salesforce e Dynamics, solo per citarne un paio), automatizzando una vasta gamma di operazioni, a tutto vantaggio dell'efficienza operativa e della governance.
Ma Iride® Smart dà il meglio di sé quando si tratta di condividere a tutti i livelli, e in totale sicurezza, la knowledge base dell'azienda. La soluzione, che riconosce le credenziali di ciascun utente, consente di estrarre il patrimonio informativo dell'organizzazione riconducendo tutti i record su un unico touch point corredato da un sistema di ricerca in grado di accedere a qualsiasi tipo di informazione, a prescindere dal fatto che sia strutturata o meno. Anche in questo caso la piattaforma riesce a integrare le funzionalità dei software aziendali, attivando in modo intelligente e automatico strumenti come la prenotazione delle meeting room e i tool con cui si producono e si salvano le note e i verbali delle riunioni, fisiche o virtuali che siano. L'esecuzione dei task viene attivata attraverso l’uso del linguaggio naturale (sia vocale sia testuale) in modalità multidevice e omnicanale, con l'opportunità di sfruttare non solo le classiche operazioni dei principali sistemi operativi installati su PC e smartphone, ma anche suite non espressamente concepite per il business, come Google Home.
Smart reporting: perché conviene la verbalizzazione automatica delle riunioni
La seconda area funzionale coperta da Iride® Smart è quella della reportistica intelligente. Tutti gli incontri, online e offline, possono essere verbalizzati in modo automatico, con il successivo dispatching dei documenti prodotti. Il sistema è infatti in grado non solo di prendere note autonomamente, ma anche di inviarle ai partecipanti a sessione conclusa, creando allo stesso tempo un archivio digitale consultabile in qualsiasi momento per richiamare le informazioni di rilievo in occasione di incontri successivi. La verbalizzazione automatica in tempo reale è frutto di una tecnologia che Almawave ha sviluppato internamente grazie all'acquisizione di un'azienda specializzata in questo genere di soluzioni, PerVoice. Il modulo in questione sfrutta l'ASR (Automatic Speech Recognition) anche per certificare, laddove fosse necessario, la verbalizzazione, mettendo a disposizione dell'organizzazione la trascrizione originale, oppure una versione con testo revisionato. Una funzione estremamente utile nel momento in cui il file generato dal sistema deve essere utilizzato a fini di audit.
Interrogazione dinamica delle fonti: un unico touch point per l'intero patrimonio informativo
Tutte le funzionalità viste fin qui offrono in definitiva la possibilità di allineare su un unico touch point informazioni strutturate e destrutturate che possono essere trasformate in documenti testuali a disposizione dei canali interni, diventando patrimonio informativo che può essere utilizzato, per esempio, per arricchire le attività di education. Oppure integrabile, sempre in modo automatico, con fonti di dati esterne: contenuti di siti web, insight e sentiment analysis ricavati dai social, rassegne stampa e file open source. In questo modo Iride® Smart permette agli utenti di fare clustering sulle informazioni ricercate, estrarre concetti, entità, eventi e perfino sentiment con un'efficacia del sistema di information retrieval in costante aumento. Le interrogazioni, generalmente, avvengono su indici che sono già stati creati, ma il motore di intelligenza artificiale fornito da Almawave consente di ottenere risposte che si avvicinano al real time, con prestazioni che variano a seconda dell'architettura di cui dispone l'azienda.
Un programma per gestire le riunioni semplice e rapido da implementare
Risulta quindi evidente che Iride® Smart sia molto più di un semplice programma per gestire le riunioni in modalità Smart Working. È una piattaforma multifunzionale che sfrutta AI, e in particolare NLP, per semplificare l'accesso degli utenti agli strumenti di collaboration e al patrimonio informativo aziendale nel modo più rapido e intuitivo possibile. Grazie ai suoi moduli preconfigurati e verticalizzati per industry, se occorrono solo i moduli relativi all'assistente virtuale e alla verbalizzazione automatica la soluzione può essere implementata nel giro di un paio di settimane.
